Korporacyjne eventy

meeting-106591__180W czasach, gdy prawie każda korporacja organizuje przynajmniej jeden event rocznie nasi znajomi, bądź partnerzy biznesowi, będą cennym źródłem kontaktów. Warto ich zapytać o godne polecenia agencje eventowe.  Skoro już mamy wytypowanych kilka firm czas najwyższy wysłać do nich zapytanie ofertowe. Najważniejsze w tym momencie jest zdefiniowanie, jaki jest cel planowanego wyjazdu i czemu on ma służyć. Istotne jest przemyślenie i zastanowienie się, czego zleceniodawcy oczekują od tego wydarzenia. Warto pewne wytyczne organizacyjne ubrać w formę briefu. Pomoże to na pewno firmie eventowej przygotować dla nas dopasowaną ofertę. Dobrze przygotowany brief powinien zawierać następujące informacje:  – charakter spotkania (integracyjny, szkoleniowy, motywacyjny etc.), – oczekiwania dotyczące programu (aktywny, spokojny, nastawiony na współpracę lub rywalizację), – wielkość i charakterystyka grupy (średnia wieku, struktura płci, ogólna sprawność fizyczna uczestników), – preferowane daty wyjazdu, – sugestie dotyczące regionu, w którym ma się odbyć spotkanie, – oczekiwania odnośnie standardu hotelu, – informacje dodatkowe, czy potrzebny jest transport uczestników, pamiątkowa dokumentacja fotograficzna lub filmowa, etc.,  Tak napisany brief wysyłamy do wybranych firm integracyjnych i agencji eventowych. Czas odpowiedzi, forma kontaktu i pytania, z jakimi zwróci się do nas firma, jak również sama oferta – wszystko to pozwoli nam wyrobić sobie o nich zdanie i ostatecznie dokonać właściwego wyboru.   Formalności, czyli co firma powinna nam zagwarantować  Po stronie organizatora leży zapewnienie wszelkich możliwych pozwoleń na realizację naszego programu na wybranym terenie. Najczęściej dotyczy to Dyrekcji Lasów Państwowych lub Dyrekcji Parków Krajobrazowych, Urzędu Morskiego. W przypadku organizacji regat pozwolenia takie wydają Urzędy Żeglugi Śródlądowej lub Kapitanaty Portów.  W przypadku organizacji teambuildingu w Polsce nie ma formalnego obowiązku ubezpieczenia uczestników, ale dla własnego poczucia bezpieczeństwa i komfortu powinniśmy wyegzekwować od organizatora, aby nasi pracownicy zostali ubezpieczeni. Dobre firmy eventowe posiadają całoroczną polisę OC oraz NNW. Jeśli tego nie ma w standardzie zawsze można (i należy) dokupić taką polisę indywidualnie.   Ludzie – najważniejszy czynnik bezpieczeństwa.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *