Dobrzy konferansjerzy

meeting-311355__180Jak ważni są dobrzy konferansjerzy do prowadzenia wielkich wydarzeń dobrze wiedzą osoby, które zajmują się na co dzień organizacją eventów najróżniejszego kalibru. Także firmowe imprezy integracyjne potrzebują osoby, która je poprowadzi w sposób nie tylko interesujący, ale także profesjonalny. W końcu jak wiadomo w strukturach każdej firmy mamy do czynienia z osobami bardzo różnym wieku, zajmujących najróżniejsze stanowiska. Konieczne jest dopasowanie żartów i zabaw integracyjnych do specyfiki firmy. Konieczne jest stosowanie odpowiednich chwytów na odpowiednie osoby. Firmowe imprezy integracyjne to coraz bardziej popularny sposób na wdrażanie technik budowania zespołu. Konferansjerzy muszą być nie tylko zabawni, ale też w pełni profesjonalni. Dlatego koniecznie powinni oni być przygotowani do rodzaju imprezy i środowiska. Działania mające na celu zbudowanie atmosfery takiej imprezy są niezmiernie istotne. Firmowe imprezy integracyjne są to okazję do zapoznania się z najróżniejszymi osobami pracującymi w każdym dziale w firmie. Jest to nie tylko szansa dla pracowników, ale także dla szefostwa, którzy mają możliwość obserwowania swoich podwładnych w odmiennych od codziennych warunkach. Mogą tez poznać ich bliżej. Chwilę porozmawiać. Bardzo ważne jest, by firmowe imprezy integracyjne były bardzo dobrze prowadzone i by konferansjerzy koniecznie przygotowali się. Nie warto rezygnować z takich wydarzeń jak imprezy integracyjne, bo pozwalają lepiej się poznać zarówno w ramach zespołu, jak i struktur firmowych. Szczególne znaczenie takie firmowe imprezy integracyjne maja dla nowych pracowników, którzy dostają szansę na zżycie się z resztą ekipy i przełamanie lodów. Bardzo ważne jest działanie na rzecz bliższego zapoznania się z kolegami i koleżankami, a nawet szefami, bo jest to jedna z niewielu okazji, by zintegrować się z najwyższym szczeblem zarządu danej firmy, w okolicznościach sprzyjających luźnej rozmowie. Warto wybierać się na firmowe imprezy integracyjne aby stać się elementem firmowej społeczności, w końcu w pracy spędzamy sporą część życia i nie powinniśmy czuć się tam obco, ale po prostu dobrze i komfortowo.

Korporacyjne eventy

meeting-106591__180W czasach, gdy prawie każda korporacja organizuje przynajmniej jeden event rocznie nasi znajomi, bądź partnerzy biznesowi, będą cennym źródłem kontaktów. Warto ich zapytać o godne polecenia agencje eventowe.  Skoro już mamy wytypowanych kilka firm czas najwyższy wysłać do nich zapytanie ofertowe. Najważniejsze w tym momencie jest zdefiniowanie, jaki jest cel planowanego wyjazdu i czemu on ma służyć. Istotne jest przemyślenie i zastanowienie się, czego zleceniodawcy oczekują od tego wydarzenia. Warto pewne wytyczne organizacyjne ubrać w formę briefu. Pomoże to na pewno firmie eventowej przygotować dla nas dopasowaną ofertę. Dobrze przygotowany brief powinien zawierać następujące informacje:  – charakter spotkania (integracyjny, szkoleniowy, motywacyjny etc.), – oczekiwania dotyczące programu (aktywny, spokojny, nastawiony na współpracę lub rywalizację), – wielkość i charakterystyka grupy (średnia wieku, struktura płci, ogólna sprawność fizyczna uczestników), – preferowane daty wyjazdu, – sugestie dotyczące regionu, w którym ma się odbyć spotkanie, – oczekiwania odnośnie standardu hotelu, – informacje dodatkowe, czy potrzebny jest transport uczestników, pamiątkowa dokumentacja fotograficzna lub filmowa, etc.,  Tak napisany brief wysyłamy do wybranych firm integracyjnych i agencji eventowych. Czas odpowiedzi, forma kontaktu i pytania, z jakimi zwróci się do nas firma, jak również sama oferta – wszystko to pozwoli nam wyrobić sobie o nich zdanie i ostatecznie dokonać właściwego wyboru.   Formalności, czyli co firma powinna nam zagwarantować  Po stronie organizatora leży zapewnienie wszelkich możliwych pozwoleń na realizację naszego programu na wybranym terenie. Najczęściej dotyczy to Dyrekcji Lasów Państwowych lub Dyrekcji Parków Krajobrazowych, Urzędu Morskiego. W przypadku organizacji regat pozwolenia takie wydają Urzędy Żeglugi Śródlądowej lub Kapitanaty Portów.  W przypadku organizacji teambuildingu w Polsce nie ma formalnego obowiązku ubezpieczenia uczestników, ale dla własnego poczucia bezpieczeństwa i komfortu powinniśmy wyegzekwować od organizatora, aby nasi pracownicy zostali ubezpieczeni. Dobre firmy eventowe posiadają całoroczną polisę OC oraz NNW. Jeśli tego nie ma w standardzie zawsze można (i należy) dokupić taką polisę indywidualnie.   Ludzie – najważniejszy czynnik bezpieczeństwa.

Imprezy integracyjne

company-973950__180A co Ty możesz zrobić dla bezpieczeństwa swojej najbliższej imprezy integracyjnej?  Wbrew pozorom bardzo dużo. Przede wszystkim od osoby organizującej event zależy, w jaki sposób uczestnicy zostaną przygotowani do wyjazdu. Informacje, jakie zostaną im przekazane oraz forma przekazu wpłynie na to, czy uczestnicy przyjadą na imprezę z odpowiednim nastawieniem i wyposażeniem, czy trochę poczują się, jakby byli nie z tej bajki.  Do informacji podstawowych należą wszystkie szczegóły organizacyjne – kiedy jest program, gdzie (plan dojazdu), charakter imprezy i w związku z tym wymagany odpowiedni ubiór. Dokładna lista sugerowanych rzeczy do zabrania nie będzie przesadą. W ten sposób unikniemy sytuacji, kiedy uczestnicy wystrojeni w lakierki lub szpileczki wybierają się na intensywny program terenowy. Agencja eventowa z pewnością pomoże w przygotowaniu takiej informacji lub wręcz napiszę ją w naszym imieniu.  Jedną z najważniejszych spraw dotyczących bezpieczeństwa podczas zajęć terenowych jest zadbanie o wyłączenie alkoholu z menu bezpośrednio przed zajęciami oraz w ich trakcie. Pomijając już wszystkie nakazy zdrowego rozsądku, udział w zajęciach pod wpływem alkoholu jest czynnikiem wyłączającym działanie jakichkolwiek polis ubezpieczeniowych. Stosowna informacja na temat okresowej „prohibicji” powinna się znaleźć już w liście informacyjnym wysyłanym przed wyjazdem. Aby nasi pracownicy podczas teambuildingu czuli się bezpiecznie i komfortowo warto zadbać o odpowiednie napoje stosownie do pory roku. W trakcie upalnych dni niezwykle istotne jest, aby na punktach zadaniowych nie zabrakło wody do picia. Natomiast podczas jesienno – zimowych programów uczestników rozgrzeje gorąca herbata z termosu.   Ostatnie przygotowania  Zakładając, że wybraliśmy odpowiednią firmę do realizacji naszej imprezy integracyjnej, nie powinniśmy się niczym przejmować. Jednak zadanie kilku oczywistych pytań upewni nas, że możemy spać spokojnie. Polecam zadać te pytania na 2 tyg przed planowanym wydarzeniem, aby zwrócić uwagę agencji na istotne dla nas sprawy i w razie czego mieć czas na ich dopilnowanie.  O co pytamy? O to co nam podpowiada wyobraźnia i zdrowy rozsądek:  – Kto jest odpowiedzialny na miejscu za bezpieczeństwo uczestników? – Jakie doświadczenie ma kadra instruktorska realizująca nasz program? – Jakie działania zostaną podjęte w przypadku załamania pogody? – W jaki sposób instruktorzy utrzymują ze sobą łączność i koordynują program? Co się dzieje w przypadku wprowadzenia zmian do programu? – Jaki jest środek ewakuacji z miejsca realizacji programu?  W przypadku większości profesjonalnych firm outdoorowych odpowiedzi na te pytania są standardem ich pracy. Jeśli jednak nasz partner nie ma gotowych rozwiązań na zadane pytania i zaistniała sytuacja wprowadza go w pewną konsternację, powinna nam się zapalić czerwona lampka. Być może agencja, którą wybraliśmy do realizacji naszego eventu nie spełni naszych oczekiwań. Tym bardziej w takim przypadku należy zwrócić uwagę na szczegóły organizacyjne proponowane przez firmę i wspólnie krok po kroku zastanowić się, czy to będą bezpieczne rozwiązania.