Dobrzy konferansjerzy

meeting-311355__180Jak ważni są dobrzy konferansjerzy do prowadzenia wielkich wydarzeń dobrze wiedzą osoby, które zajmują się na co dzień organizacją eventów najróżniejszego kalibru. Także firmowe imprezy integracyjne potrzebują osoby, która je poprowadzi w sposób nie tylko interesujący, ale także profesjonalny. W końcu jak wiadomo w strukturach każdej firmy mamy do czynienia z osobami bardzo różnym wieku, zajmujących najróżniejsze stanowiska. Konieczne jest dopasowanie żartów i zabaw integracyjnych do specyfiki firmy. Konieczne jest stosowanie odpowiednich chwytów na odpowiednie osoby. Firmowe imprezy integracyjne to coraz bardziej popularny sposób na wdrażanie technik budowania zespołu. Konferansjerzy muszą być nie tylko zabawni, ale też w pełni profesjonalni. Dlatego koniecznie powinni oni być przygotowani do rodzaju imprezy i środowiska. Działania mające na celu zbudowanie atmosfery takiej imprezy są niezmiernie istotne. Firmowe imprezy integracyjne są to okazję do zapoznania się z najróżniejszymi osobami pracującymi w każdym dziale w firmie. Jest to nie tylko szansa dla pracowników, ale także dla szefostwa, którzy mają możliwość obserwowania swoich podwładnych w odmiennych od codziennych warunkach. Mogą tez poznać ich bliżej. Chwilę porozmawiać. Bardzo ważne jest, by firmowe imprezy integracyjne były bardzo dobrze prowadzone i by konferansjerzy koniecznie przygotowali się. Nie warto rezygnować z takich wydarzeń jak imprezy integracyjne, bo pozwalają lepiej się poznać zarówno w ramach zespołu, jak i struktur firmowych. Szczególne znaczenie takie firmowe imprezy integracyjne maja dla nowych pracowników, którzy dostają szansę na zżycie się z resztą ekipy i przełamanie lodów. Bardzo ważne jest działanie na rzecz bliższego zapoznania się z kolegami i koleżankami, a nawet szefami, bo jest to jedna z niewielu okazji, by zintegrować się z najwyższym szczeblem zarządu danej firmy, w okolicznościach sprzyjających luźnej rozmowie. Warto wybierać się na firmowe imprezy integracyjne aby stać się elementem firmowej społeczności, w końcu w pracy spędzamy sporą część życia i nie powinniśmy czuć się tam obco, ale po prostu dobrze i komfortowo.

Organizacja wyjazdów integracyjnych

personal-885545__180Firm zajmujących się organizacją wyjazdów integracyjnych jest w Polsce ponad 300 i co roku powstają kolejne. W tym gronie jest wiele dobrych firm z dużym doświadczeniem, które świadczą usługi na wysokim poziomie. Jak to na rynku bywa, jest też sporo firm przypadkowych, które zajęły się eventami z braku innego pomysłu na biznes. Te ostatnie niestety niekorzystnie wpływają na ogólny wizerunek branży, ponieważ ich poziom profesjonalizmu pozostawia wiele do życzenia. I tutaj pojawia się odwieczne pytanie, jak wybrać?  Wydaje się, że najprostszym rozwiązaniem jest Internet. Podobno jak czegoś nie ma w Google’u to znaczy, że tego w ogóle nie ma. Dlatego wyszukiwarka internetowa na pewno będzie pomocna przy wytypowaniu potencjalnych partnerów do dalszych rozmów.  Ocena firmy tylko i wyłącznie na podstawie strony internetowej może być mylna. Stworzenie ładnego i ciekawego serwisu w dzisiejszych czasach nie jest ani specjalnie trudne, ani drogie. Dlatego powinniśmy być szczególnie ostrożni i zwrócić uwagę na następujące szczegóły:  – Jak długo firma istnieje na rynku, jakie ma doświadczenie? – Czy są podane szczegółowe dane kontaktowe? Czy firma posiada biuro „z krwi i kości”, telefony stacjonarne, pracowników, czy może jest to bardziej wirtualna organizacja, do której kontakt jest ograniczony jedynie do numeru komórkowego? W takim wypadku jest wielce prawdopodobne, że firma ta działa na zasadzie pospolitego ruszenia z przypadkowymi pracownikami „z łapanki” i na pożyczonym sprzęcie. – Kim są trenerzy i instruktorzy agencji? Czy są to konkretne osoby, czy enigmatyczna „grupa pasjonatów”? – Jaka jest różnorodność programów: czy są to tylko zajęcia integracyjne, czy w ofercie są również programy szkoleniowe, motywacyjne (incentive), programy wieczorne? – Jakie firma ma referencje i listę klientów? I tutaj uwaga: listę taką na późniejszym etapie należy zweryfikować dzwoniąc do wybranych osób. Telefony kontaktowe powinna udostępnić agencja. – I wreszcie galeria zdjęć – chyba najbardziej wiarygodna wizytówka. Zwróćmy uwagę, czy są zachowane zasady bezpieczeństwa, takie jak kaski dla uczestników zajęć wysokościowych, kamizelki podczas zajęć na wodzie etc.  Inny bardzo dobry pomysł na wytypowanie właściwej firmy to osobiste referencje, czyli poczta pantoflowa.

Korporacyjne eventy

meeting-106591__180W czasach, gdy prawie każda korporacja organizuje przynajmniej jeden event rocznie nasi znajomi, bądź partnerzy biznesowi, będą cennym źródłem kontaktów. Warto ich zapytać o godne polecenia agencje eventowe.  Skoro już mamy wytypowanych kilka firm czas najwyższy wysłać do nich zapytanie ofertowe. Najważniejsze w tym momencie jest zdefiniowanie, jaki jest cel planowanego wyjazdu i czemu on ma służyć. Istotne jest przemyślenie i zastanowienie się, czego zleceniodawcy oczekują od tego wydarzenia. Warto pewne wytyczne organizacyjne ubrać w formę briefu. Pomoże to na pewno firmie eventowej przygotować dla nas dopasowaną ofertę. Dobrze przygotowany brief powinien zawierać następujące informacje:  – charakter spotkania (integracyjny, szkoleniowy, motywacyjny etc.), – oczekiwania dotyczące programu (aktywny, spokojny, nastawiony na współpracę lub rywalizację), – wielkość i charakterystyka grupy (średnia wieku, struktura płci, ogólna sprawność fizyczna uczestników), – preferowane daty wyjazdu, – sugestie dotyczące regionu, w którym ma się odbyć spotkanie, – oczekiwania odnośnie standardu hotelu, – informacje dodatkowe, czy potrzebny jest transport uczestników, pamiątkowa dokumentacja fotograficzna lub filmowa, etc.,  Tak napisany brief wysyłamy do wybranych firm integracyjnych i agencji eventowych. Czas odpowiedzi, forma kontaktu i pytania, z jakimi zwróci się do nas firma, jak również sama oferta – wszystko to pozwoli nam wyrobić sobie o nich zdanie i ostatecznie dokonać właściwego wyboru.   Formalności, czyli co firma powinna nam zagwarantować  Po stronie organizatora leży zapewnienie wszelkich możliwych pozwoleń na realizację naszego programu na wybranym terenie. Najczęściej dotyczy to Dyrekcji Lasów Państwowych lub Dyrekcji Parków Krajobrazowych, Urzędu Morskiego. W przypadku organizacji regat pozwolenia takie wydają Urzędy Żeglugi Śródlądowej lub Kapitanaty Portów.  W przypadku organizacji teambuildingu w Polsce nie ma formalnego obowiązku ubezpieczenia uczestników, ale dla własnego poczucia bezpieczeństwa i komfortu powinniśmy wyegzekwować od organizatora, aby nasi pracownicy zostali ubezpieczeni. Dobre firmy eventowe posiadają całoroczną polisę OC oraz NNW. Jeśli tego nie ma w standardzie zawsze można (i należy) dokupić taką polisę indywidualnie.   Ludzie – najważniejszy czynnik bezpieczeństwa.

Programy integracyjne

hands-565600__180Zdecydowanie jednym z najistotniejszych elementów udanego, bezpiecznego programu integracyjnego są osoby prowadzące. To, w jaki sposób nawiążą kontakt z uczestnikami, jak przedstawią instrukcje zadań oraz zademonstrują, w jaki sposób korzysta się ze sprzętu, decyduje o tym, czy ćwiczenie zostanie wykonane bezpiecznie. Sprawa kwalifikacji i uprawnień jest oczywiście bezdyskusyjna. Według obowiązujących w Polsce przepisów osoby zabezpieczające zajęcia wysokościowe powinny posiadać co najmniej kartę wspinacza wydaną przez Polski Związek Alpinizmu – PZA, (Dz. U. Nr 145, poz. 1624). W przypadku zajęć na wodzie osoby prowadzące zadania muszą legitymować się uprawnieniami Ratownika WOPR. Czy w programie jest jazda na nartach wodnych albo pływanie na bananie? W takim razie za sterami motorówki powinien usiąść Starszy Sternik Motorowodny. Jeśli mamy dodatkowo wznieść się w przestworza na spadochronie ciągniętym za motorówką, to do wachlarza uprawnień osoby prowadzącej musi dojść licencja na holowanie statków powietrznych. Co istotne, w większości kursów przygotowujących do ww. licencji pojawiają się elementy pierwszej pomocy.   Warto w tym miejscu zaznaczyć, że nie wszystkie zajęcia wymagają wyspecjalizowanych instruktorów z uprawnieniami. Jeśli program to poszukiwanie skarbów w formie podchodów, wówczas do jego poprowadzenia w zupełności wystarczy zdrowy rozsądek oraz przeszkolenie z pierwszej pomocy BLS (Basic Life Support). Bez względu jednak na to, czy to będą zadania łatwe i niewymagające specjalnego sprzętu, czy skomplikowane zajęcia z elementami sportów ekstremalnych, za standard bezpieczeństwa podczas zajęć terenowych uważa się wyposażenie każdego prowadzącego w apteczkę. Zazwyczaj potrzeba jej użycia pojawia się w najmniej oczekiwanym momencie.  Równie ważne, jak uprawnienia są też osobowość i umiejętności interpersonalne instruktorów. Pomijając, czy to będą antyterroryści, harcerze, ratownicy górscy czy zapaleńcy siłą oderwani od skały, powinny to być osoby bezpośrednie, ciekawe, z pasjami, które wypełnią sobą czas, jaki z nimi spędzimy.